Privacy & Gegevensbescherming
Bij Oase41 voel je je welkom. Dat geldt ook voor je privacy.
Als uitbaters van Oase41 ontvangen wij teams en gezinnen voor verblijf en teambuildings. Het is belangrijk dat de privacy van iedereen beschermd wordt. Elkeen heeft recht op privacy en het is belangrijk dat je weet dat de persoonlijke gegevens die wij ontvangen met de nodige omzichtigheid worden behandeld.
Verderop kan je lezen welke gegevens wij vragen/verkrijgen en waarom. Je verneemt ook wat wij met je gegevens doen, hoe die opgeslagen worden en hoe lang wij die bijhouden.
Informatie die wij verkrijgen wordt NIET gedeeld met derden met uitzondering van wat door de Belgische Wetgeving opgelegd wordt.
Welke persoonlijke gegevens verzamelt Oase41?
Voor verblijf en verhuur verzamelen we:
- Contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mail)
- Persoonlijke gegevens (geboortedatum, nationaliteit – wettelijk verplicht)
- Informatie over kinderen indien meereizend (naam, geboortedatum)
- Bedrijfsgegevens voor teams (bedrijfsnaam, BTW-nummer voor facturatie)
- Aankomst- en vertrekdata/tijden
- Voorkeuren (bedconfiguratie, dieetwensen, allergieën, toegankelijkheid)
- Aantal deelnemers voor teamverblijven
- Vragen/opmerkingen tijdens of na je verblijf
De informatie met betrekking tot personen onder 18 jaar blijft beperkt tot de naam, geboorteplaats en -datum. Deze gegevens kunnen ons alleen worden verstrekt door een volwassene.
Wij verzamelen geen gevoelige informatie over ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksuele geaardheid.
Onze website plaatst geen tracking of marketing cookies.
Wanneer worden je persoonlijke gegevens verzameld?
- Bij informatieverzoek via contactformulier, telefoon of e-mail
- Bij reservatie voor verblijf of teambuilding
- Bij reservatie via partners
- Bij check-in voor verblijf
- Voor facturatie en betaling
Als je een reservering maakt via een partner, neem de tijd om hun privacyvoorwaarden te lezen.
Met welke doeleinden worden je gegevens verzameld?
Je persoonlijke gegevens worden gebruikt om:
- Te voldoen aan onze verplichtingen naar jou toe
- Reservaties te beheren en te bevestigen
- Een veilig en aangenaam verblijf te garanderen
- Te voldoen aan Belgische wetgeving (gastenregistratie)
- Correcte facturatie en boekhouding
- Contact te onderhouden voor praktische zaken rond je verblijf
Beveiliging en bewaring van je gegevens
Hoe we je gegevens beveiligen:
- Digitale gegevens zijn beveiligd met wachtwoorden
- Papieren documenten worden in afgesloten kasten bewaard
- Toegang alleen voor bevoegd personeel
- Reservatiesysteem is beveiligd
Bewaartermijnen:
- Informatieaanvragen zonder reservatie: 1 jaar
- Gastenfiches: 7 jaar (wettelijke verplichting KB 27/04/2007)
- Reservatiegegevens: 7 jaar
- Boekhoudkundige documenten: 7 jaar (wettelijke verplichting)
- CCTV beelden (parkeerplaats/ingang): 30 dagen
- Foto’s van locatie (zonder personen): permanent voor marketing
Betaling en financiële gegevens
- Betalingen via Molly of een dergelijke partner, bankoverschrijving of ter plaatse
- Wij bewaren geen creditcard informatie
- Alleen transactiereferenties voor boekhouding (7 jaar)
- Facturen bewaard conform fiscale wetgeving
Cookies en website
Onze website gebruikt alleen functionele cookies voor:
- Het reservatiesysteem
- Contactformulier functionaliteit
- Geen tracking, analytics of marketing cookies
Jouw rechten
Je hebt het recht om:
✓ Inzage te krijgen in je opgeslagen gegevens
✓ Correctie te vragen van onjuiste gegevens
✓ Verwijdering te vragen (behoudens wettelijke bewaartermijnen)
✓ Bezwaar te maken tegen verwerking
✓ Gegevensoverdracht te vragen (data portabiliteit)
Delen met derden
Wij delen je gegevens alleen:
- Met autoriteiten indien wettelijk verplicht (politie, belastingen)
- Met boekhouder voor fiscale verplichtingen
- Met verzekering bij schade/calamiteiten
- Met jouw expliciete toestemming
We verkopen of verhuren nooit je gegevens aan derden voor marketing.
Contact voor privacy-vragen
Bjorn & Julie
Eigenaars en uitbaters van Oase41
Eerstestraat 41
9980 Sint-Laureins, België
We staan graag ter beschikking bij vragen over je privacy.
Dit privacybeleid is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en Belgische wetgeving.